Regulamin użytkowania samochodów służbowych

Regulamin korzystania z samochodów służbowych u pracodawcy

Celem niniejszego Regulaminu (procedury) jest określenie zasad użytkowania i eksploatacji samochodów służbowych.

Regulamin dotyczy wszystkich pracowników Cyber Solutions Sp. z o.o. oraz osób zatrudnionych przez Cyber Solutions Sp. z o.o. na podstawie innego stosunku niż stosunek pracy, użytkujących samochody służbowe.

Skróty i definicje

– Firma – Cyber Solutions Sp. z o.o., reprezentowana przez Zarząd.

– Użytkownik – osoba zatrudniona w Firmie (na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej), upoważniona do korzystania z samochodu służbowego.

– Zarząd – członkowie Zarządu wymienieni w aktualnym wyciągu z KRS 0000765432.

– Administrator – osoba odpowiedzialna w Firmie za bieżącą obsługę samochodów służbowych.

– Samochód służbowy/samochód – pojazd przekazany do użytkowania przez Cyber Solutions Sp. z o.o. na podstawie niniejszej procedury, w tym pojazd stanowiący własność Cyber Solutions Sp. z o.o. lub do którego prawa przysługują Firmie na podstawie innego tytułu niż prawo własności (np. umowa leasingu).

Podstawowe zasady

1. Do korzystania ze służbowego samochodu uprawnieni są ci Użytkownicy, którym powierzono samochód służbowy na podstawie pisemnego protokołu przekazania mienia lub pokwitowali pobranie samochodu w rejestrze wydań samochodów służbowych prowadzonym przez Administratora.

2. Wniosek o przyznanie określonej osobie samochodu służbowego składa Kierownik Działu do Dyrektora Generalnego, który podejmuje decyzję w tej sprawie. Wniosek ten powinien zawierać informację o stanowisku pracy funkcji/czynnościach osoby, uzasadniających przyznanie jej samochodu służbowego.

3. Każdy nowy Użytkownik otrzymujący samochód służbowy musi legitymować się aktualnymi, wymaganymi przepisami prawa, badaniami i stwierdzonym przez lekarza medycyny pracy brakiem przeciwwskazań do prowadzenia samochodów.

Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązany jest używać samochód wyłącznie w celach służbowych związanych z realizacją obowiązków wynikających z łączącej go z Cyber Solutions Sp. z o.o. umowy (o pracę lub cywilnoprawnej).

2. W przypadku użycia samochodu do celów prywatnych Firma obciąży Użytkownika zwrotem kosztów wykorzystania samochodu, według stawki za kilometr określonej dla powierzonego samochodu, zgodnie z zasadami określonymi zarządzeniem Zarządu spółki Cyber Solutions Sp. z o.o. z dnia 2023-01-15.

3. Użytkownik jest zobowiązany do sporządzania i przesyłania do Firmy ewidencji przebiegu pojazdu (EPP) lub rozliczenia przejechanych kilometrów, według określonego wzoru, najpóźniej w terminie do 10 dnia miesiąca po zakończeniu każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

4. Użytkownik zobowiązany jest do utrzymywania samochodu w dobrym stanie z punktu widzenia użytkowania i zewnętrznego wyglądu oraz w stanie technicznym odpowiadającym wymogom przepisów o ruchu drogowym.

5. W przypadku uszkodzenia licznika kilometrów Użytkownik zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia o tym fakcie Administratora.

6. Zabrania się palenia tytoniu wewnątrz samochodu służbowego.

7. Użytkownik zobowiązany jest do utrzymywania samochodu w stanie wolnym od jakichkolwiek obciążeń osób trzecich, w szczególności nie jest uprawniony do ustanawiania jakichkolwiek obciążeń samochodu ani przekazywania samochodu do używania osobom trzecim bez wyraźnej, tj. pisemnej, zgody Firmy.

8. Użytkownik nie może bez uzyskania uprzednio pisemnej zgody Firmy dokonywać jakichkolwiek zmian w przeznaczeniu lub substancji samochodu, w tym montażu dodatkowych urządzeń, lakierowania, umieszczania reklam na pojeździe. W przypadku dokonania samowolnej zmiany Użytkownik pokryje koszty usunięcia zmian dokonanych w samochodzie, jak również wszelkie inne poniesione z tego tytułu koszty przez Firmę (w tym związane z utratą gwarancji). Użytkownik nie ma prawa do zwrotu kosztów dokonanych zmian w przypadku ich zatrzymania przez Firmę.

9. Zabrania się prowadzenia samochodu przez Użytkownika bez ważnych uprawnień, badań lekarskich i bez ważnego prawa jazdy.

10. W związku z koniecznością dbałości o bezpieczeństwo jazdy Użytkownik zobowiązany jest do:

a) nieprowadzenia samochodu po spożyciu alkoholu,

b) nieprowadzenia samochodu po spożyciu środków odurzających, których działanie wpływa na zdolności psychofizyczne,

c) dysponowania w samochodzie ważną i atestowaną gaśnicą,

d) prowadzenia samochodu z zachowaniem bezpieczeństwa w ruchu drogowym zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

11. Użytkownik samochodu służbowego zobowiązany jest do możliwie najlepszego zabezpieczania samochodu, niepozostawiania bez nadzoru dokumentów samochodu ani innych przedmiotów wartościowych oraz do parkowania samochodu w miejscach do tego przeznaczonych, w tym na parkingach strzeżonych bądź innych, uważanych za bezpieczne. W przypadku gdy Użytkownik korzysta z samochodu służbowego niezgodnie z normami eksploatacyjnymi producenta, Firma ma prawo obciążyć go kosztami naprawy.

12. W przypadku utraty gwarancji na samochód służbowy z winy Użytkownika może on zostać obciążony kosztami wynikającymi z tego zdarzenia.

W okresie korzystania z Użytkownika z samochodu Firma jest uprawniona do przeprowadzania kontroli stanu technicznego samochodu i sposobu jego użytkowania.

Ponoszenie kosztów użytkowania samochodów

1. Koszty bieżącego utrzymania i eksploatacji samochodów służbowych ponosi Firma. Koszty te obejmują:

– zakup paliwa – na podstawie faktury wystawionej na Cyber Solutions Sp. z o.o. z wpisanym numerem rejestracyjnym samochodu lub na podstawie paragonu,

– koszty płynów niezbędnych do prawidłowej eksploatacji samochodu,

– koszty innych drobnych części, np. żarówek, wycieraczek itp.,

– koszty przeglądów i napraw ( okresowych, według przyznanego limitu),

– koszty napraw i inne koszty wynikające z normalnej eksploatacji samochodu, objęte gwarancją, z zastrzeżeniem zapisów pkt 2, 3 i 4,

– koszty serwisowania samochodu.

2. Użytkownik ponosi pełne koszty szkód spowodowanych niewłaściwą eksploatacją samochodu, a także wszelkich innych przez siebie zawinionych (wymiany zniszczonych lub zgubionych kluczyków, zawinionych uszkodzeń itp.), które nie są objęte ubezpieczeniem lub za które ubezpieczyciel odmówi zapłaty odszkodowania z przyczyn leżących po stronie Użytkownika lub wypłaci odszkodowanie w kwocie nieodpowiadającej wartości spowodowanej szkody, a także koszty mandatów i innych opłat związanych z naruszeniem prawa lub przepisów o ruchu drogowym (koszty mandatów, opłaty za udzielenie informacji policji czy odpowiednim organom, holowanie itp.).

3. Użytkownik zobowiązany jest do regularnego monitorowania/sprawdzania elementów eksploatacyjnych samochodu wpływających na bezpieczeństwo jego użytkowania oraz na jego właściwe funkcjonowanie, w tym w szczególności: ciśnienia w oponach, stan ogumienia, płynów eksploatacyjnych, jak olej silnikowy, płyn chłodniczy, płyn hamulcowy, płyn do spryskiwaczy itp., także pomiędzy przeglądami zgodnie z wytycznymi zawartymi w instrukcji pojazdu. Koszty zniszczenia pojazdu lub jego elementów zdiagnozowane przez mechanika jako powstałe wskutek niedopatrzeń lub zaniedbań Użytkownika w zakresie wyżej wymienionych zagadnień będą obciążały Użytkownika.

4. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu wszelkich zdarzeń wynikłych z użytkowania przez niego samochodu, począwszy od daty 2024-01-20 przekazania mu samochodu do jego dyspozycji.

5. W przypadku naprawy samochodu w nieuprawnionym warsztacie bez uzgodnienia z Firmą (bezwzględnie wymagana zgoda na piśmie), na skutek czego nastąpi utrata gwarancji samochodu, Użytkownik zostanie obciążony wszelkimi kosztami powstałymi na skutek utraty tej gwarancji, także w przypadku gdy zostaną ujawnione już po rozwiązaniu łączącej Użytkownika z Cyber Solutions Sp. z o.o. umowy.

6. Użytkownik zobowiązany jest do zwrotu:

– różnicy pomiędzy poniesionymi przez Firmę kosztami naprawy a wypłaconym odszkodowaniem,

– w całości kosztów naprawy lub wartości samochodu, określonej w fakturze, jeśli nastąpiła odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela,

– pełnej wartości poniesionych przez Firmę kosztów lub kosztów naprawy w przypadku uszkodzenia samochodu, który nie stanowi własności Firmy (np. leasing, najem).

7. Użytkownik ponosi koszty myjni (powyżej przyznanego limitu), postoju i parkowania, opłaty za autostrady, chyba że wykaże, iż poniesienie tych kosztów było niezbędne dla prawidłowego wykonania czynności służbowych. Konieczność poniesienia powyższych kosztów potwierdza każdorazowo Dyrektor Handlowy lub członek Zarządu Firmy.

8. Użytkownik jest zobowiązany do stosowania instrukcji obsługi samochodu oraz ponosi odpowiedzialność za przeglądy rejestracyjne, gwarancyjne i pogwarancyjne, według zasad określonych przez producenta samochodu, oraz za terminowe zgłaszanie samochodu do ubezpieczenia. Użytkownik zobowiązany jest do każdorazowego zawiadamiania Administratora co najmniej 7 dni przed upływem terminu o konieczności dokonania przeglądu oraz ubezpieczenia. Skutkami finansowymi niedotrzymania powyższych terminów zostanie obciążony w całości Użytkownik.

9. Użytkownik nie jest uprawniony do dalszego użyczania samochodu osobom trzecim pod jakimkolwiek tytułem, z wyjątkiem szczególnych, uzasadnionych sytuacji losowych. Prowadzenie samochodu przez osobę trzecią dozwolone jest tylko w wyjątkowych przypadkach, na wyraźne polecenie Użytkownika, w przypadku gdy Użytkownik z przyczyn niezależnych od siebie nie jest w stanie sam kontynuować jazdy. Użytkownik jest w takiej sytuacji zobowiązany do sprawdzenia prawa jazdy osoby trzeciej oraz ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w samochodzie w związku z prowadzeniem go przez tę osobę. Użytkownik jest zobowiązany do powiadomienia niezwłocznie Administratora lub Dyrektora Generalnego o przekazaniu samochodu.

10. Użytkownik nie jest uprawniony do używania samochodu (całkowity zakaz używania samochodu):

a) do jazd wyścigowych, konkursowych oraz treningów do tych jazd,

b) do nauki jazdy,

c) do uruchomiania pojazdów lub holowania pojazdów lub przyczep,

d) do przewozu i przewożenia materiałów, które mogą uszkodzić samochód,

e) niezgodnie z instrukcją obsługi producenta,

f) niezgodnie z prawem, w tym w szczególności z przepisami o ruchu drogowym,

g) za granicą Polski, w tym wywożenia go za granicę.

Odpowiedzialność Użytkownika związana z powstaaniem zdarzenia drogowego używanego samochodu

1. Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznego, nie później niż w ciągu 24 godzin od zdarzenia, poinformowania o zaistniałej szkodzie Administratora i ubezpieczyciela oraz ewentualnie firmy Auto Serwis prowadzącą obsługę samochodów oraz udostępnienia samochodu w celu jego naprawy w warsztacie wskazanym przez Administratora lub uzyskania zgody Firmy na naprawę w warsztacie wybranym przez Użytkownika.

2. W przypadku spowodowania w okresie używania samochodu szkody w samochodzie z winy Użytkownika i pokrycia szkody w pełnej wysokości przez ubezpieczyciela (wypłata z polisy AC), Użytkownik zostaje obciążony kwotą w wysokości 10% kosztów naprawy netto z tytułu spowodowania pierwszej szkody z własnej winy tytułem udziału własnego za spowodowanie szkody; za spowodowanie drugiej szkody Użytkownik zostanie obciążony kwotą w wysokości 20% kosztów naprawy netto, a za trzecią szkodę – w wysokości 30%, natomiast za każdą następną – w wysokości 50% kosztów naprawy netto.

3. Punkt 2 nie dotyczy całkowitej kradzieży samochodu. W przypadku kradzieży Użytkownik zobowiązany jest do pokrycia w pełnej wysokości poniesionej przez Firmę szkody, stanowiącej różnicę między wypłaconą kwotą z ubezpieczenia a faktycznie poniesionymi kosztami, w szczególności: kosztów leasingu, rat, kosztów związanych z fizyczną likwidacją samochodu, kosztów holowania wraku itp.

4. Jeśli w ciągu całego następnego roku kalendarzowego, po roku, w którym powstała ostatnia szkoda, nie nastąpi kolejna wypłata z ubezpieczenia AC, przyjmuje się, że kolejna szkoda jest pierwsza.

5. W przypadku zaistnienia zdarzenia, którego sprawcą jest osoba trzecia, należy uzyskać oświadczenie policji potwierdzające winę sprawcy lub odnotować dane jednostki policji, która prowadzi sprawę, oraz inne dane wymagane przez ubezpieczyciela na mocy umowy ubezpieczenia (w tym OC) takie, jak: imię, nazwisko sprawcy, numer rejestracyjny jego pojazdu, markę pojazdu, numer jego polisy ubezpieczeniowej i nazwę ubezpieczyciela. Niedotrzymanie powyższych warunków zgłoszenia szkody powoduje, że Firma ma prawo obciążyć Użytkownika kosztami naprawy w przypadku odmowy uiszczenia ich przez ubezpieczyciela.

6. W przypadku szkody całkowitej lub kradzieży samochodu Użytkownik obowiązany jest wydać Firmie wszelkie dokumenty samochodu lub dokumenty związane z jego eksploatacją (w szczególności dowód rejestracyjny, kartę pojazdu, polisę OC itp.), jak również komplet kluczyków od samochodu, a w przypadku kradzieży dodatkowo zaświadczenia sporządzonego przez policję poświadczającego zgłoszenie szkody.

7. Użytkownik, w każdym przypadku, jest zobowiązany do dokonywania wszelkich starań oraz do podejmowania działań mających na celu zapobieżenie szkodzie lub zwiększeniu jej rozmiaru.

8. W przypadku niezgłoszenia lub nieprawidłowego zgłoszenia przez Użytkownika szkody (np. po upływie 24 godzin, podania nieprawdziwych danych, złożenia niekompletnych dokumentów) skutkującego obciążeniem lub odmową wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela, Firma obciąży Użytkownika pełnymi kosztami likwidacji szkody.

9. Czynności, które należy wykonać w przypadku zdarzenia drogowego:

a) zabezpieczyć miejsce zdarzenia,

b) wezwać policję ( 997 lub 112) – zawsze gdy są osoby poszkodowane lub sprawcą szkody jest inny pojazd, gdy sprawca pozostaje nieznany (kolizja), pod wpływem alkoholu, lub nie można z nim nawiązać kontaktu,

c) wezwać pogotowie ratunkowe ( 999 lub 112) – gdy są osoby poszkodowane,

d) wezwać straż pożarną ( 998 lub 112) – zawsze gdy pojazd się pali lub jest niebezpieczeństwo pożaru albo gdy rozlane jest paliwo lub olej.

10. Użytkownik lub sprawca (osoba, która jest winna danego zdarzenia) musi napisać oświadczenie (tylko jeśli na miejscu zdarzenia nie przybyła policja) o spowodowaniu szkody.

11. Oświadczenie dla Użytkownika o spowodowaniu zdarzenia powinien napisać sprawca zdarzenia odręcznie i powinno ono zawierać następujące informacje:

– dane sprawcy zdarzenia z dowodu osobistego lub paszportu,

– adres zamieszkania,

– numer dowodu osobistego lub paszportu,

– dane z dowodu rejestracyjnego (numer rejestracyjny samochodu, kto jest właścicielem i do kiedy jest ważny dowód rejestracyjny),

– numer i data ważności polisy OC,

– nazwa i adres ubezpieczyciela,

– opis zdarzenia (wyraźne przyznanie się do winy przez sprawcę),

– data, miejsce i czas zdarzenia,

– data sporządzenia oświadczenia,

– podpis sprawcy zdarzenia.

12. Oświadczenie nie musi być spisywane, jeśli na miejscu zdarzenia przybyła policja.

13. Obowiązkiem Użytkownika jest pisemne zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela.

14. Jeśli pojazd jest uszkodzony, Użytkownik zgłasza szkodę do wskazanego ubezpieczyciela.

15. W przypadku kradzieży samochodu należy:

– powiadomić policję ( 997 lub 112),

– zwrócić się do policji z prośbą o wydanie zaświadczenia protokołu kradzieży,

– pisemnie zgłosić fakt kradzieży do Firmy,

– powiadomić ubezpieczyciela,

– pozostawać w stałym kontakcie z administratorem w celu dopełnienia wszelkich formalności związanych z uzyskaniem odszkodowania.

16. W przypadku włamania do samochodu służbowego należy niezwłocznie zgłosić ten fakt policji. Dalsze postępowanie jak w pkt 15.

Używanie samochodu służbowego

1. W momencie przejęcia samochodu Użytkownik potwierdza pisemnie podpisem zapoznanie się z niniejszą Procedurą i zobowiązuje się do jej przestrzegania.

2. Użytkownik jest zobowiązany do używania pojazdu z dbałością o jego stan techniczny, w tym do:

– bezwzględnego przestrzegania terminów przeglądów technicznych, gwarancyjnych i badań rejestracyjnych,

– sezonowej wymiany opon.

3. Użytkownik lub osoba przez niego wyznaczona (w sytuacji opisanej w niniejszej Procedurze) do prowadzenia samochodu nie może być pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających.

Zwrot samochodu

1. Użytkownik zobowiązany jest zwrócić samochód do Firmy w następujących przypadkach:

– w przypadku decyzji Zarządu Firmy,

– na każde żądanie Dyrektora Generalnego lub Administratora,

– w okresie wypowiedzenia ze zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy lub usług.

2. Użytkownik zobowiązany jest do zwrotu samochodu na każde żądanie zgłoszone przez Firmę (Zarząd, Administratora lub Dyrektora Generalnego), w tym również w formie pisemnej, telefonicznej, mailowej lub ustnej w ciągu 24 godzin od chwili otrzymania żądania zwrotu.

3. Użytkownik zobowiązany jest zwrócić samochód we wskazanym przez Firmę miejscu i terminie.

4. Przy zwrocie samochodu Użytkownik zobowiązany jest dostarczyć wszelkie związane z nim dokumenty (tj. dowód rejestracyjny, potwierdzenie ubezpieczenia, kartę pojazdu, instrukcję obsługi, książkę serwisową), komplet kluczyków oraz narzędzia standardowe i wyposażenie otrzymane przy przekazaniu Użytkownikowi samochodu.

5. Jeżeli Użytkownik nie zwróci Firmie kompletu kluczyków i dokumentów do samochodu, jest zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów sporządzenia kluczyków oraz do naprawienia innych szkód wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania powyższego obowiązku.

6. Braki w wyposażeniu Użytkownik zobowiązany jest pokryć w pełnej wysokości według wartości rynkowej.

7. Użytkownik jest zobowiązany dostarczyć samochód w pełni sprawny do dalszej eksploatacji, czysty, w stanie niepogorszonym w stosunku do stanu z daty jego wydania, z uwzględnieniem normalnego zużycia eksploatacyjnego.

8. Jeśli zwrócony samochód jest uszkodzony lub zabrudzony, ale nie można zakwalifikować tego jako szkody podlegającej pokryciu z ubezpieczenia, wszelkie koszty związane z naprawą lub czyszczeniem ponosi Użytkownik lub Firma na koszt Użytkownika. Firma może potrącić ten koszt z wynagrodzenia Użytkownika przysługującego mu z tytułu świadczenia pracy lub usług na rzecz Firmy.

9. W przypadku niewywiązania się Użytkownika z obowiązku zwrotu samochodu w miejscu i terminie wskazanym przez Firmę, zgodnie z ust. 3, Firma ma prawo odebrać samochód od Użytkownika na jego koszt, obciążając go dodatkowo za usługi niezbędne do odzyskania samochodu, świadczone przez inne osoby.

10. Przy zwrocie samochodu sporządzony zostanie protokół zwrotu samochodu, który podpisze Kierownik Administracji Firmy i Użytkownik. Protokół określa stan wskazania licznika kilometrów, jak również uwzględnia zaistniałe szkody w stosunku do substancji użyczonego samochodu w trakcie jego eksploatacji.

11. W przypadku niestawiennictwa Użytkownika lub osoby przez niego osoby w celu sporządzenia protokołu zwrotu samochodu, Kierownik Administracji Firmy może jednostronnie podpisać protokół, przy czym uznaje się, że Użytkownik w takim przypadku potwierdza zgodność stanu technicznego samochodu ze stanem stwierdzonym przez Kierownika Administracji Firmy w tym protokole i stan ten nie może być podważany przez Użytkownika przy dokonywaniu rozliczeń.

12. Protokół, o którym mowa w punktach powyższych, stanowi w każdym przypadku podstawę do obciążenia Użytkownika kosztami doprowadzenia samochodu do stanu niepogorszonego.

Postanowienia końcowe

Zarząd Firmy jest upoważniony do dokonywania stosownych zmian w niniejszej Procedurze i przekazywania ich pracownikom w formie pisemnego aneksu do Procedury.